Складской учет включает учет движения товаров и учет движения денежных средств. Программа позволяет зарегистрировать все перемещения товаров с момента их поступления на учетный счет (например, склад, или торговую точку) организации.
Основные товарные операции:
- Поступление товаров – оформляется приходной накладной; в одной приходной накладной можно зарегистрировать поступление товаров на один учетный счет (склад, торговую точку и т.д.) отодного поставщика. При необходимости зарегистрировать излишки товаров на складе это также нужно сделать с помощью приходной накладной, в которой нужно указать специально созданного условного поставщика.
- Перемещение товаров – движение товаров между учетными счетами одной организации (например, со склада товары поступают в разные торговые точки). Оформляется документом «Внутренние документы и акты переоценки», в качестве субъектов (сдавшего и получившего товар) указываются склады организации.
- Возврат товаров – может быть двух типов: возврат товаров от организации поставщику либо возврат товаров от клиента – организации. Возврат производится в соответствии с приходной (при возврате товаров от организации поставщику) или расходной (при возврате товаров от клиента – организации) накладной. При регистрации товаров от клиента – организации в расходной накладнойнеобходимо поставить соответствующую отметку «Режим возврата» – она нужна для того, чтобы в списке появились товары с нулевым количеством; в списке товары нужно вводить со знаком минус.
- Переоценка товаров может быть двух видов. Изменение учетной цены товаров производится с помощью документа «Внутренние документы и акты переоценки». При этом выполняется операцияперемещения товаров с выбранного склада на тот же самый склад. Изменение учетной и закупочной цены товаров выполняется с помощью документа «Акты переоценки по поставщику».
- Выдача товаров – оформляется расходной накладной. Регистрируется выдача товаров с одного склада одному покупателю. Можно регистрировать как расход на постоянного клиента, так и на разовогоклиента (в этом случае можно одной расходной накладной оформить расход товаров на всех разовых клиентов). Разовый клиент имеет код 1001 (см. «Список клиентов»), другого клиента записывать на этот код нельзя. Таким же образом можно оформит списание товаров – например, в случае недостачи товаров, или в связи с истечением срока годности, и т.д. Также в предприятиях розничной торговли, где нет возможности регистрировать расход товаров по факту. В этом случае можно «восстановить» расход товаров по наличию остатков товаров на момент проведения инвентаризации.
Кроме учета движения товаров, программа позволяет учитывать движение денежных средств: поступивших от покупателей, перечисленных или выданных наличными поставщикам, а также затраченных на оплату других статей расходов. Зарегистрировать оплату товаров в соответствии с расходной накладной можно непосредственно из этой накладной, а также (как и регистрацию выплаченных денежных средств) – с помощью Журнала операций с деньгами и Журнала расчета с клиентами (см. «Операции с деньгами» и «Журналы»). Регистрация оплаты Поставщику производится с помощью Журнала операций с деньгами (операция «Выплата поставщику) и Журнала расчета с клиентами (необходимо выбрать группу клиентов «Поставщики» и в ней – нужного поставщика).
При выполнении товарной операции происходит изменение остатков товаров на указанном в накладной складе (учетном счете). При выполнении акта переоценки количество товаров не изменяется, изменяется только цена хранения товаров.
Все сформированные товарные документы можно распечатать.
При заполнении товарных документов используется список товаров (справочник товаров), в котором хранится вся необходимая для проведения товарных операций информация о товарах. Добавить новый товар в справочник можно при работе непосредственно со справочником (пункт «Редактирование» главного меню программы, подпункт «Список товаров») или непосредственно при заполнении приходной накладной. Следует отметить, что при работе с другими товарными документами такая возможность отсутствует: это сделано для того, чтобы пользователь не выполнял операции с товаром, которого реально нет на складе (за исключением работы с расходной накладной в режиме возврата см. «Расходная накладная»).
Характеристики товаров можно изменять, используя «Список товаров» (это удобно в том случае, если пользователь знает, характеристику какого именно товара он должен изменить). Либо использую списки характеристик (при выборе в меню соответствующей характеристики товара открывается список всех товаров, обладающих указанной характеристикой). Подробнее см. «Справочная информация», «Характеристики товаров».
Для формирования необходимых бухгалтерских документов (в том числе товарных и налоговых накладных, счетов и т.д.) необходимо заполнить соответствующие списки клиентов (покупателей, поставщиков и др. – по усмотрению пользователя программы), а также настроить реквизиты организации, в которой ведется складской учет. Здесь следует отметить, что программа позволяет вести учет в нескольких организациях одновременно (правда, без разделения клиентов и долгов). Подробнее см. п. 5 «Настройка программы».
Программа позволяет пользователю сформировать большое количество отчетов для анализа деятельности организации, однако в первую очередь следует обратить внимание на отчет «Остатки товаров на учетных счетах», который можно получить с помощью пункта «Отчеты» главного меню программы. Этот отчет отображает расчетное значение текущих остатков товаров на учетных счетах, полученное в результате учета товарных документов, и, безусловно, в идеале расчетное значение остатков должно совпадать с реальным значением остатков товаров на складах, полученным в результате проведения инвентаризации (переучета) на складах.
Также программа позволяет получить ряд отчетов:
- отчеты по расчетам с клиентами, покупателями и поставщиками (см. «Отчеты»), отображающими долги фирмы по отношению к клиентам или клиентов – по отношению к фирме, а также карточки и ведомости взаиморасчетов, отображающие, когда и в соответствии с какими документами осуществлялись те или иные взаимодействия с клиентами;
- остатки товаров (в разрезе учетных счетов);
- информацию о товарах;
- отчеты по перемещению товаров;
- отчеты по первичным документам;
- отчеты по учетным счетам, отображающие наличие и движение товаров и денежных средств по учетным счетам;
- аналитические отчеты, позволяющие проанализировать: динамику и структуру продаж, покупок и перемещений товаров; статистику продаж и покупок товаров; рентабельность товаров и многое другое.