Для начала работы с программой необходимо произвести некоторые настройки: например, создать список «своих организаций» и список учетных счетов, список клиентов и т.д.
Для ввода справочных данных, необходимых для работы, необходимо воспользоваться пунктом «Настройка» главного меню программы.
1.1. Список клиентов
Окно «Клиенты» содержит три закладки: «Список», «Реквизиты» и «Свойства», и панель инструментов для работы со списками клиентов.
Здесь следует отметить, что такой же вид имеют и окна каждого типа клиентов, а также списка учетных счетов и списка своих организаций.
Закладка «Список» содержит список наименований групп клиентов (список отсортирован по коду группы клиента; если поставить отметку «По алфавиту» – список будет отсортирован понаименованию группы клиентов).
Список двухуровневый; первый уровень содержит перечень групп клиентов; для «раскрытия» выбранной группы (отображения списка клиентов, входящих в выбранную группу) необходимо воспользоваться кнопкой «Раскрыть» либо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по выбранной группе. На «втором уровне» содержится список клиентов, относящихся к выбранной группе.
Закладка «Реквизиты» в списке групп клиентов содержит только наименование выбранной в списке группы клиентов. В списке Покупателей, Поставщиков и т.п. на закладке «Реквизиты»можно ввести банковские и налоговые реквизиты клиента (эти данные используются при формировании документов первичной бухгалтерии).
Закладка «Свойства» позволяет установить такие свойства, как менеджера (например, обслуживающего данного клиента), процент скидки и др., а также установить допуск; группа доступа служит для разделения доступа к клиентам и учетным счетам; к клиенту будет иметь доступ только пользователь, имеющий такую же группу доступа.
Кнопка «Выбрать» используется при выборе нужного клиента (или учетного счета) при формировании документов и отчетов.
Кнопка «Добавить» позволяет добавить в список (любой) новое значение: при нажатии этой кнопки открывается закладка «Реквизиты», в котором можно ввести параметры новой группы клиентов, нового клиента и т.д. Если пользователь находится в списке групп клиентов, то при нажатии на кнопку «Добавить» добавляется новая группа; если пользователь работает уже со списком клиентов – то добавляется новый клиент выбранного типа.
Кнопка «Изменить» открывает на редактирование созданную ранее запись (информацию о группе клиентов, учетном счете и т.д.).
Кнопка «Раскрыть» – позволяет «открыть» группу клиентов (т.е. от списка групп перейти к списку клиентов выбранной группы). При «открытии» группы кнопка превращается в кнопку «Свернуть».
Кнопка «Свернуть» – позволяет вернуться к списку групп клиентов.
Контекстное (всплывающее) меню, вызываемое нажатием правой кнопки мыши при работе со списком групп пользователей, дублирует работу панели инструментов («Выбрать», «Добавить», «Изменить»), а также позволяет сформировать список без групп (отображается список всех клиентов, относящихся ко всем группам).
При вызове из списка клиентов выбранной группы контекстное меню, кроме того, позволяет выполнять такие действия, как удаление неиспользуемых клиентов (клиентов, которые не были использованы ни в одном товарном документе), изменить группу (открывается окно «Выбор новой группы для клиента», в которой можно указать новую группу к которой будет относиться выбранный клиент), вывести информацию о клиенте (в отдельном окне выводится наименование клиента и сумма долга), а также распечатать список (при выборе пункта «Печать списка» формируется файл в текстовом формате, отображающий, как будет выглядеть список в распечатанном виде; при необходимости текст можно отредактировать).
Удалять клиентов из списков нельзя; для удаления клиента необходимо создать группу «Удаленные» и переместить туда выбранного клиента.
1.2. Список учетных счетов
Окно «Учетные счета» содержит список учетных счетов, открытых на предприятии (см. «Организация и основные понятия программы»). Учетных счетов может быть открыто 100, поэтому кнопка «Добавить» неактивна. Для ввода учетного счета нужно изменить какой-либо существующий учетный счет. (Нажать кнопку «Изменить» и заполнить реквизиты учетного счета.) Список учетных счетов также можно отсортировать по наименованию, установив отметку «По алфавиту».
Контекстное меню, вызываемое нажатием правой кнопки мыши, содержит пункты «Отметить», «Выбрать», «Добавить» и «Изменить». Пункты «Выбрать», «Добавить» и «Изменить» дублируют действие соответствующих кнопок. Пункт «Отметить» позволяет отметить несколько учетных счетов. Отмечается выбранный (активный) учетный счет, затем выбирают следующий, который нужно отметить, и отмечают его, и т.д. Отмеченные учетные счета, выделяются зеленым цветом и имеют соответствующую пометку в столбце «№». Это позволяет выбрать все отмеченные учетные счета при формировании отчетов.
На закладке «Свойства» можно установить свойства учетного счета, а также допуск; группа доступа служит для разделения доступа к клиентам и учетным счетам; к данному учетному счету будет иметь доступ только пользователь, имеющий аналогичную группу доступа.
1.3. Список своих организаций
Список своих организаций содержит список организаций, в которых ведется учет с помощью программы. Здесь следует отметить, что, хотя организаций и может быть неограниченное количество, но учет долгов, а также остатков товаров ведется в целом, а не в разрезе организаций.
Для добавления организации необходимо нажать кнопку «Добавить»; при этом открывается закладка «Реквизиты», в которой нужно ввести необходимые реквизиты организации.
1.4. «Белый список» и «Черный список» клиентов
«Белый список» клиентов и «Черный список» клиентов – позволяет создать «белый» и «черный» список клиентов. Для клиентов, внесенных в «черный» список, нельзя произвести выдачу товаров (выписать расходную накладную) и выплату денег. На клиентов из «белого» списка не распространяются блокировки и запреты, установленные в п. «Конфигурация» пункта «Настройки» главного меню программы.
При помощи контекстного меню (которое появляется при нажатии правой кнопки мыши в окне «Белый (черный)» список клиентов») можно добавить клиента в список, удалить его из списка илиудалить всех клиентов (т.е. очистить список). При добавлении клиента открывается окно «Клиент» (см. «Список клиентов»), в котором нужно выбрать клиента требуемого типа и нажать кнопку«Выбрать».
1.5. Список товарных групп
Список товарных групп содержит список групп товаров, включающий наименование группы, ее состояние (активное/неактивное – т.е. используется группа товаров в документах или нет) и номер.
Для изменения наименования группы нужно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на наименовании нужной группы либо нажать клавишу F2 и ввести нужное наименование.
Чтобы активизировать группу, нужно либо щелкнуть на нужной группе дважды левой кнопкой мыши, либо в выпадающем меню выбрать пункт «Сделать группу активной/неактивной», либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+A.
Также с помощью всплывающего меню можно отсортировать список в порядке номеров либо выполнить его печать.
1.6. Список типов документов
Список типов документов (типов оплаты, секций, размеров, экспедиторов, продавцов) содержит список типов документов и их состояние (активный/неактивный). Для активизации типа, нужно либо щелкнуть на нужном типе дважды левой кнопкой мыши, либо в выпадающем меню выбрать пункт «Сделать тип активным/неактивным», либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+A.
Для изменения наименования типа документов нужно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на наименовании нужной группы либо нажать кнопку F2 и ввести нужное наименование.
Например, тип оплаты может быть одним из следующих: оплата наличными, оплата по счету, оплата по кредитной карте и т.д.
Список экспедиторов может содержать фамилии экспедиторов (или, например, наименования экипажей экспедиторов), список менеджеров (продавцов) – их фамилии.
Здесь следует уточнить, что размеры – это, например, размеры обуви, одежды и т.п. Данная характеристика будет добавлена в характеристики товара в том случае, если в настройках конфигурации включена опция «Разделение товаров по размеру» (см. «Конфигурация программы»).
Типы документов – например, «Белые документы» или «Зеленые документы», могут быть произвольными по усмотрению пользователя программы.
Если склад большой, то он может быть разделен на секции (секция – целое число в интервале от 1 до 200). При этом одинаковые товары в разных секциях будут находиться в разных строках списка для заполнения и накладных.
1.7. Конфигурация программы
Окно «Настройка конфигурации программы» содержит 10 закладок и кнопки для сохранения введенной информации и выхода из окна без сохранения информации.
Закладка «Реквизиты организации» - здесь вносятся реквизиты организации, использующей программу (вносятся в том случае, если учет ведется только для одной организации; при этом реквизиты необходимо внести и в «Список своих организаций»).
Закладка «Интерфейс» позволяет настроить параметры интерфейса первичных документов. Здесь необходимо указать количество знаков после запятой в цене и количестве товаров. Проставить необходимые отметки для отображения наличия товаров на учетном счете покупателя, долга покупателя, наименования групп, к которым относятся выбранные в накладной товары и др. Кроме того, здесь можно настроить выделение цветом товаров с небольшим сроком реализации, что позволит избежать потерь денежных средств, связанных со списанием просроченного товара.
Если установлена отметка «Наличие товаров на учетном счете», то при заполнении нового внутреннего документа в списке для заполнения будет отображаться не только количество товаров на учетном счете – «источнике» товаров, но и на учетном счете – «получателе» товаров.
Если установлена отметка «Дробная часть МП в основных единицах», то в первичных документах и отчетах при отображении количества в минимальных партиях (упаковках), в случае неполных МП указывается не дробное количество, а количество полных МП и количество товара в неполной упаковке.
Если установлена отметка «Выбор количества в МП», то при заполнении нового первичного документа по умолчанию выбор количества будет осуществляться в минимальных партиях (упаковках). Смену режима выбора можно осуществлять в процессе заполнения первичного документа.
Если установлена отметка «Пересчет остатков по дате документа», то при заполнении первичных документов в списке для заполнения количество товаров на остатке будет указываться на начало даты первичного документа.
Следует учесть, что при большом количестве первичных документов и товарных позиций в базе данных установка этой отметки может существенно замедлить работу.
При установленной отметке «Полные наименования» при заполнении первичных документов и в их стандартном печатном виде наименование товаров будет содержать большее количество знаков.
При установленной отметке «Остаток с учетом расхода» при заполнении расходных и внутренних накладных в списке для заполнения, количество товаров на остатке будет автоматически уменьшаться при выборе товаров.
При установленной отметке «Визуальный сигнал ошибки» звуковые сигналы ошибок при заполнении первичных документов заменяются сообщениями на экране.
Закладка «Учетная политика» позволяет настраивать параметры учета товаров, уровень контроля и ставки налогов по умолчанию.
Отметки разделение товаров по дате реализации, по приходу, по поставщикам, по размеру определяют, будут ли товары в списке разделяться по указанным параметрам. Разделение товаров подразумевает под собой, что если указанные характеристики товаров различаются при совпадении всех остальных характеристик, то товары становятся отдельными строками в «Список для заполнения»первичных документов. (Например, если установлена отметка «Разделение по поставщикам», то два абсолютно идентичных товара, однако поступивших от разных поставщиков, будут записаны двумя разными строками). Разделение товаров начинает действовать на новые приходные накладные с момента установки флажка.
Отметки контроль учетных цен и наценки, отрицательного количества, наценки при продаже позволяют включать или выключать соответствующий контроль. «Контроль/Учетных цен и наценки» – эта отметка запрещает установку учетной цены ниже закупочной. «Контроль/Наценки при продаже» – эта отметка запрещает продажу (отпуск) товаров по цене ниже закупочной. «Контроль/Отрицательного количества» – эта отметка запрещает продажу товаров при отсутствии их на учетном счете.
Отметка резервирование позволяет включать или выключать функцию резервирования на указанное количество банковских дней. Также здесь можно установить блокировку резерва (т.е. чтобы этот товар нельзя было отпустить, если он зарезервирован – до тех пор, пока резерв не будет отменен). Что касается НДС, то если процентная ставка НДС одинакова для всех товаров, то необходимо поставить отметку «Использовать общий НДС», и установить ставку НДС.
Закладка «Разное» предоставляет различные сервисные функции. Например, здесь можно установить отметку «Автоматическая операция по складу при записи» – при этом при сохранениитоварной накладной автоматически происходит проведение операции, при отсутствии такой отметки автоматическое проведение не происходит (т.е. остатки товаров на складе не изменяются). При наличии отметки «Автоматическая запись документов через…» программа через указанный временной интервал производит автоматическое сохранение открытых документов. При наличии отметки«Запись оплаты при продаже» при регистрации операции расхода автоматически регистрируется операция получения денег от покупателя, при этом программа выдает сообщение о том, что оплата накладной записана в кассу. При наличии отметки «Запись оплаты при продаже» становится активной возможность установить отметку «Вопрос на запись оплаты». При установке этой отметки программа будет выдавать запрос, проводить ли оплату накладной по кассе. Также можно осуществлять регистрацию оплаты при печати расходной накладной.
Отметка ««Прыгающие» поля ввода» – при наличии этой отметки поле «Товарная группа» в окне «Характеристики товара» при получении фокуса расширяется, а при потере фокуса сужается.
При наличии отметки «Экономное округление при скидках» – округление до ближайшего большего от 0.3 (0.03 и т.д.) – в отличие от стандартного округления (до большего – от 0.5 и т.д.)
Также здесь можно установить штрафные санкции за каждый день просрочки платежа в процентах от суммы задолженности и многое другое.
Закладка «Система» позволяет включить или выключить возможности работы с программой в сети, работы с КПК. Установить разделение пользователей или вход в программу по паролю (и по какому именно). В случае отсутствия разделения прав доступа у пользователей все пользователи могут осуществлять вход в программу по введенному в указанном поле паролю. В случае установки отметки«Разделение пользователей», пользователи будут иметь доступ к программе только по установленным для каждого из них паролям и, соответственно, только в соответствии с назначенными для каждого из них правами (см. «Список пользователей»). Отметка «Удаление временных файлов» определяет, будут ли при завершении работы с программой удаляться временные файлы. На данной закладке можно также задать текст надписи в главном окне.
Закладка «Папки» позволяет установить рабочие папки программы: папка, в которой находится сама программа, папка для временных файлов, для форм документов, для экспорта, для резервной копии, а также папка, в которую будет производиться сохранение копии базы данных.
Папки в случае необходимости можно поменять нажатием на соответствующие кнопки и выбором необходимой папки из папок существующих на компьютере пользователя (например, папку для резервной копии можно разместить на другом логическом диске).
Внимание: любые изменения установленных папок, выполненные пользователем, могут привести к нарушению работы программы.
Закладка «Дополнительные возможности» позволяет установить использование дополнительных возможностей программы, таких, как дополнительные характеристики товаров (например, универсальные коды, даты реализации товаров и др.), виды сортировки и др.
На этой закладке также можно установить различные виды скидок. При установке флажков после перезапуска программы в пункте «Редактирование» главного меню программы появляются новые пункты: при установке флажка «По сумме накладной» подпункт «Система скидок»; при установке флажка «Система скидок по клиентам» – подпункт «Скидки для клиентов»; при установке флажка«Накопительная скидка» – подпункт «Накопительная система скидок»; при установке флажка «Система наценок на закупочную цену для клиентов» – подпункт «Наценки на закупочную цены для клиентов». Во всех случаях программа предлагает сделать соответствующую скидку по накладной после заполнения накладной при ее записи.
Закладка «Значения по умолчанию» позволяет установить значения, которые автоматически будут вноситься при заполнении товарных и финансовых документов, например, учетный счет кассы, учетный счет основного склада и пр. Все эти значения необходимо заполнить, они подставляются автоматически при создании нового товарного документа. Список денежных учетных счетовпоявляется в окне подтверждения оплаты (см. «Расходная накладная»). При заполненном поле «Код группы удаленных клиентов» возможно упрощенное перемещение клиента в указанную группу (группу для удаленных – подробнее см. «Список клиентов»).
Также здесь можно указать характеристики нового товара (процентная ставка НДС, страна происхождения товаров) – они также будут использоваться по умолчанию при заполнении карточки характеристик нового товара.
Закладка «Печать» позволяет произвести настройку параметров печати, которые устанавливаются автоматически при запуске программы. Отметка «Быстрая печать на матричном принтере»позволяет печатать на матричном принтере не в графической форме, а с использованием встроенных шрифтов принтера, благодаря чему печать происходит значительно быстрее. На данной закладке можно запретить печать незаписанных или непроведенных документов, установить автоматическую печать накладных при записи. Кроме того, можно задать такие параметры печати, как ориентацию бумаги и тип шрифта. Остальные параметры печати, настраиваемые пользователем (см. «Параметры печати»), не сохраняются при выходе из программы.
При наличии отметки «Включить дополнительные возможности» становится активным поле «Количество строк в листе» – этот параметр задает максимальное количество строк на одном листе при печати. Если количество строк на листе указано 0 , то реальное количество определяется автоматически.
Закладка «Блокировки и запреты» позволяет установить некоторые блокировки, например, запретить редактирование неотмененных документов, запретить редактирование продажных цен, блокировать покупателя при долге более чем установленная сумма или указанное количество дней, предупреждение о продаже с наценкой меньше указанного количества процентов и т.д.
После простановки необходимых отметок информацию необходимо сохранить. Для вступления некоторых установок в действие необходимо завершить работу с программой, а затем войти в нее заново.
1.8. Список пользователей
Окно «Список пользователей» предназначено для регистрации пользователей программы и назначения им имен, паролей и прав доступа.
Для добавления нового пользователя необходимо воспользоваться кнопкой «Добавить пользователя».
Новый пользователь добавляется с именем «Новый пользователь».
Изменить имя пользователя можно разными способами: сделать активной ячейку с именем, которое нужно изменить, и либо нажать кнопку «Имя пользователя», либо функциональную клавишуF2, либо просто дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. При этом ячейка становится активной и в ней можно редактировать имя пользователя.
Пользователя можно удалить: для этого нужно выбрать его в списке и воспользоваться кнопкой «Удалить пользователя». Пользователь остается в списке с пометкой «Удален» (отметкой «А»отмечен пользователь с правами Администратора).
Пользователь с правами Администратора выделен красным цветом; пользователь, активный в настоящий момент – желтым.
Чтобы назначить пользователю пароль или изменить уже назначенный пароль, нужно воспользоваться кнопкой «Изменить пароль». При ее нажатии появляется окно, в котором необходимо ввести старый пароль (для нового пользователя это поле можно оставить пустым); затем в двух последующих окнах необходимо ввести новый пароль.
С помощью кнопки «Права доступа» можно назначить права доступа пользователям, работающим с программой. При нажатии кнопки открывается окно, в котором перечислены права; для присвоения прав выбранному пользователю необходимо проставить соответствующие отметки и сохранить информацию.
Список содержит такие группы прав доступа, как «Администрирование», «Документы», «Редактирование», «Отчеты и аналитика», «Настройки и сервис», «Общие права» и «Доступ к учетным счетам и клиентам». Группа доступа служит для разделения доступа к клиентам и учетным счетам. У каждого клиента есть такие же группы доступа. Когда «флажки» (отметки групп) клиента и пользователя совпадают – доступ разрешен, когда не совпадают – доступ запрещен. («Флажки» для клиентов устанавливаются в нижней части закладки «Свойства» окна «Клиенты» (см. Список клиентов»)).
Здесь следует обратить внимание на следующее: если разделения прав доступа нет (все пользователи могут работать со всеми функциями программы), то доступ к программе осуществляется либо без пароля, либо по установленному паролю (см. «Настройка конфигурации» – закладка «Система»). В случае разделения прав доступа в закладке «Система» необходимо поставить отметку«Разделение пользователей».
1.9. Бланки для …
Пункт «Бланки для…» позволяет редактировать внешний вид бланков накладных, отчетов и т.д. При выборе пункта «Бланки для…» можно выбрать необходимую разновидность бланков. При этом открывается окно «Редактирование списка бланков для приходных накладных (расходных накладных, отчетов по оборотам и т.д.)». Окно содержит список бланков выбранного типа и панель инструментов, позволяющая добавлять бланки в список и удалять их, а также изменять название бланка (это можно сделать с помощью соответствующей кнопки панели инструментов, а также нажав функциональную клавишу F2 – при этом ячейка становится активной, и наименование бланка можно редактировать).
С помощью кнопки «Изменить файл» можно вместо использующегося шаблона (бланка) загрузить другой (файл в формате .txt, хранящийся в директории BLANK каталога программы).
С помощью кнопки «Редактировать» можно внести изменения во внешний вид имеющегося бланка (см. п. «Редактор»).
Например, с помощью редактора поменять ширину столбцов и задать размер полей в приходных и расходных накладных.
В программе реализован также встроенный язык настройки бланков (подробнее см. п.12 «Встроенный язык настройки бланков»).
Внимание: любые изменения бланков, выполненные пользователем, могут привести к нарушению работы программы.
1.10. Типовые операции с деньгами
С помощью этого пункта производится настройка типовых денежных операций. Окно «Настройка типовых операций с деньгами» разделено на две части: слева содержится список типовых операций; справа отображается информация о выбранной в списке операции: наименование операции и субъекты, участвующие в операции.
Например, для операции «Касса: оплата от покупателя» установлен параметр для «Сдал» – «Выбор клиента из группы», соответственно с помощью кнопки «Группа клиентов» можно указать, какая именно группа клиентов участвует в операции.
Если в «Сдал» указать другое значение (выбрав его из выпадающего списка), например, «Фиксированный учетный счет», то с помощью кнопки «Учетный счет» можно выбрать нужный учетный счет. Аналогично – для «Получил».
С помощью соответствующих кнопок панели инструментов в список можно добавить операцию либо удалить. Например, пользователь может добавить такую операцию, как выплату заработной платы, или другие денежные расходы. После изменения информацию необходимо сохранить.
Сформированный список типовых операций открывается в журнале операций с деньгами при добавлении новой операции.
1.11. Меню «Избранное»
Меню «Избранное» позволяет сформировать меню для пользователя, в которое будут включены наиболее часто используемые этим пользователем функции программы.
Слева находится список всех функций, справа – выбранные пользователем функции.
Для внесения функции в пользовательское меню необходимо выбрать ее в списке и нажать кнопку «Выбрать текущую функцию» . Для внесения в список всех функций необходимо воспользоваться кнопкой «Выбрать все функции» .
Для удаления функции из пользовательского списка необходимо выбрать функцию, которую нужно удалить, и нажать кнопку «Отмена выбора функции» .
Для удаления всех функций, включенных в пользовательское меню, необходимо воспользоваться кнопкой «Отмена выбора всех функций» .
Кнопки сортировки ( и ) служат для изменения местоположения выбранной функции в пользовательском меню (соответственно перемещают выбранную функцию вверх или вниз).
Если меню «Избранное» не пустое, то этот пункт появится в главном меню программы между пунктами «Аналитика» и «Настройка».
1.12. Параметры печати.
Окно «Параметры печати» позволяет выбрать принтер, на котором будет производиться распечатка документов и параметры печати: тип и размер шрифта, положение бумаги.