Программа позволяет регистрировать такие товарные операции, как приход, расход, перемещение и переоценку товаров.
Документ «Приходная накладная» предназначен для регистрации прихода на выбранный склад товаров от указанного Поставщика.
Документ «Расходная накладная» предназначен для регистрации расхода (выдачи) товара указанному Покупателю с выбранного склада.
Документ «Внутренняя накладная» предназначен для учета перемещения товаров между складами предприятия, на котором ведется учет. а также для переоценки товаров на складе.
Документ «Акт переоценки по поставщику» служит для переоценки товаров выбранного поставщика, хранящихся на выбранном складе.
Подробнее об операциях прихода, расхода, перемещения и переоценки товаров – см. соответствующие подразделы данного раздела.
1.1. Общая методика работы с товарными документами.
Для работы с товарными документами служит пункт «Документы» главного меню программы.
Соответственно, для работы с приходными документами служит пункт «Приходные накладные», и т.д.
В этом разделе мы опишем все общие моменты, которые возникают при работе с различными товарными документами; в силу того, что различные типы документов отображают разные этапы движения товаров, между окнами существуют различия – нюансы работы с окнами каждого из типов будут описаны в соответствующих подразделах.
Обратите внимание, что в разделе «Часто задаваемые вопросы» есть полезная информация о работе с первичными документами.
Все окна работы с товарными документами содержат пять закладок:
Реквизиты документа. Здесь хранятся такие данные, как номер и дата документа, наименование организаций, передающей и принимающей товар (напомним, что программа позволяет вести учет в нескольких организациях), склад, участвующий в операции, суммы документа по закупочной и учетной ценам, а также состояние документа – например, записан ли документ и выполнена ли соответствующая операция (т.е. изменились ли на указанном складе остатки товаров в результате выполнения данной операции).
Список для заполнения. Открывает в момент создания или редактирования документа список товаров, участвующих в операции. В зависимости от документа список имеет разный вид и отражает различную информацию о таких характеристиках товара, как цена, количество и связанные с ними суммы.
Содержание документа. Это – итоговый список (результат работы со списком для заполнения): отображает, какие товары, в каком количестве и по какой цене участвуют в данной операции.
Печатный вид (стандартный) и Печатный вид (бланк) – эти закладки отображают, как будет выглядеть печатная версия данного документа, и позволяют распечатать документ выбранного образца. Закладка «Печатный вид (бланк) позволяет также выбрать, какой именно документ должен быть распечатан (при нажатии на указатель можно выбрать нужное значение из выпадающего списка; как добавить значение в список – см. раздел «Настройки», подраздел «Бланки»).
Переключаться между закладками можно, нажимая мышкой на выбранную закладку, а также с помощью специальных кнопок «Перейти к…».
Кроме того, в нижней части окна расположен ряд функциональных кнопок, с помощью которых выполняются основные виды работ с документом:
«Новый документ» – используется для создания нового документа; после ее нажатия становятся активными поля реквизитов документа, сама кнопка становится неактивной;
«Помощь» – используется для вызова контекстно-зависимой справки;
«Поиск» – используется для поиска нужной накладной. При нажатии на эту кнопку загружается окно поиска, которое выглядит так.
Указав в соответствующем поле условие поиска (например, номер документа или период, в который этот документ был создан), и, нажав кнопку «Найти», мы получим список накладных соответствующего типа, удовлетворяющих введенному условию. При нажатии на кнопку «Показать» происходит возврат в накладную, из которой был вызван режим поиска. Кнопка «Отменить» служит для отмены режима поиска.
«Редактировать» - позволяет изменить существующий документ. При нажатии на эту кнопку текущий документ переходит в режим редактирования и открывается на закладке «Содержание документа». При редактировании уже записанной накладной система выдает сообщение о том, что по данной накладной по складу была выполнена операция. При продолжении выполнения редактирования накладной программа предлагает записать документ на следующий либо на свободный номер, либо не сохранять документ. Для того, чтобы внести изменения в созданную ранее накладную и сохранить ее с тем же самым номером, необходимо нажать на кнопку «Отменить приход» (расход и т.д.) – см. ниже.
«Запись» – кнопка служит для сохранения документа. При этом происходит приход (расход, перемещение) товара и, соответственно, изменение остатков на указанном складе в том случае, если в настройках конфигурации на закладке «Разное» установлена отметка «Автоматическая операция по складу при записи». При отсутствии такой отметки при нажатии этой кнопки происходит только сохранение документа.
«Сделать приход» – аналогично – расход, и т.д., – при нажатии этой кнопки происходит изменение остатков товаров на указанном складе в соответствии с накладной.
«Отменить приход» – аналогично: расход и т.д. Эта кнопка заменяет собой кнопку «Сделать приход». При нажатии на эту кнопку происходит отмена созданного документа (накладной) и, соответственно, аннулируется ее воздействие на остатки товаров на складе. Для редактирования созданной накладной необходимо сначала ее отменить, а затем сохранить с тем же самым номером исделать приход.
При сохранении такого «отмененного» документа (накладной) программа позволяет перезаписать документ с тем же самым номером, либо со следующим номером, либо со свободным номером (под свободным подразумевается, например, случайно пропущенный номер).
«Следующий документ» – открывает следующий по номеру документ выбранного типа (если документ с нужным номером отсутствует (например, пропущен), то никаких действий не происходит).
«Предыдущий документ» – открывает предыдущий по номеру документ выбранного типа (если документ с нужным номером отсутствует (например, пропущен), то никаких действий не происходит).
- редактирование печатного вида документа в текстовом редакторе (отредактированный печатный вид документа можно сохранить). Эта кнопка работает на закладках «Печатный вид (стандартный)» и «Печатный вид(бланк)».
«Выход» - выход из документа (накладной).
Операция удаления документов отсутствует, если документ записан, но не проведен; на его место можно записать другой документ с таким же номером.
1.2. Заполнение реквизитов документа
Для заполнения реквизитов документа нужно сначала его создать: для этого нужно нажать кнопку «Новый документ».
По умолчанию устанавливается следующий номер документа и текущая дата, при необходимости их можно изменить.
При помощи кнопок «Сдал» и «Получил» – указываются участвующие в операции субъекты (склады, клиенты).
«Организация» – одно из предприятий, на котором ведется учет (см. «Список своих организаций»). Для изменения организации нужно нажать на указатель и выбрать из выпадающего списка нужное значение.
«Тип документа» – произвольное значение из списка типов документов (см. «Список типов документов») выбирается из выпадающего списка, появляющихся при нажатии на указатель рядом с полем.
Для изменения номера нужно в поле «Номер» ввести вручную новый номер документа.
Для изменения даты нужно в поле «Дата» ввести нужную дату.
Чтобы указать, кто сдал и кто получил товар необходимо нажать на соответствующую кнопку и в открывшемся окне выбрать из списка нужное значение (см. «Список клиентов» и «Список учетных счетов»). В приходной накладной сдал – поставщик, получил – склад (магазин и т.п.). В расходной накладной сдал - склад, получил – покупатель. Во внутренней накладной и сдал, и получил – склад.
Следует отметить такую особенность приходных и расходных накладных, как отметка «Режим возвратной накладной» – при наличии такой отметки возможно оформление возврата товаров от организации поставщику (для «Приходной накладной») и возврата товаров от клиента – организации (для «Расходной накладной»), однако количество товаров нужно указывать отрицательное.
Если в настройках конфигурации (см. «Конфигурация программы» на закладке «Блокировки и запреты») установлена отметка «Блокировка старых документов», то для выполнения редактирования документов программа запрашивает пароль (см. «Пароль для удаления документов»).
1.3. Заполнение списка товаров
Отметка «МП» – означает минимальную партию (упаковку) товара (аналогично в «Расходной накладной» – «Выбор в МП»). При наличии этой отметки подсчитывается количество товара не в единицах измерения (штуках, бутылках и т.д.), а количество упаковок этого товара. Автоматически подставляется цена упаковки в зависимости от количества единиц товара в упаковке, это количество указывается в характеристиках товара – см. «Список товаров».
«Список для заполнения» содержит список товаров. В случае оформления приходной накладной список содержит, как минимум по одной строке каждого товара не зависимо от наличия товаров на складе. В случае оформления расходной накладной список может содержать как все товары, так и (при наличии отметки «Выбор товаров по организации») список только товаров, купленных указанной организацией (это имеет значение только для случаев, когда с помощью программы ведется учет в нескольких организациях). Список для заполнения расходной накладной содержит только товары с ненулевым количеством.
Если установлен режим возвратной накладной, то показываются и строки с нулевым количеством. Список для заполнения внутренней накладной содержит только товары с ненулевым количеством. Список для заполнения для «Актов переоценки по поставщику» содержит только товары выбранного поставщика (в случае, если установлена отметка «Разделение товаров по поставщикам» в «Настройках конфигурации программы»).
В случае разделения товаров по группам (см. «Настройки конфигурации») в списке для заполнения товары будут разбиты по группам, наименования групп выделяются желтым цветом.
Товары, которые участвовали в товарной операции (прихода, расхода и т.д.) должны быть зафиксированы в накладной. Для каждого товара, участвующего в операции, нужно в столбце«Количество выбрано» указать его количество – просто ввести цифры с клавиатуры и либо нажать клавишу «Enter», либо стрелку (вверх или вниз).
Чтобы найти нужный товар в списке, нужно начать набирать на клавиатуре название нужного товара (это название отображается в заголовке столбца наименования товаров; указатель должен стоять в колонке «Наименование товаров») – указатель автоматически перемещается на нужный товар.
О том, как изменить цены (учетные, закупочные) товаров, участвующих в операции, а также о том, как заполнять документы, например, не по закупочным, а по дополнительным ценам – смотрите подробнее в подразделах, посвященных заполнению товарных документов каждого типа.
После ввода всех необходимых товаров нужно либо выбрать закладку «Содержание документа», либо воспользоваться кнопкой «Перейти к содержанию документа».
Кнопка «Заказ» активируется только в специальных версиях программы. При нажатии кнопки Заказ накладная записывается со статусом заказ, движение и резервирования товаров не происходит.
Кнопка «Резерв» активируется в том случае, когда при настройке конфигурации программы на закладке «Учетная политика» установлен флажок «Использовать на… банковских дней» (см.«Конфигурация программы»). Если включен флажок «Блокировать резерв», то товар нельзя продать, пока резерв не отменен. При активном резерве можно посмотреть, сколько товаров зарезервировано в данный момент.
На закладке «Содержание документа» будет отображаться список выбранных товаров с указанием их количества и цен.
При работе с закладкой «Список для заполнения» можно вызвать контекстное меню и выполнить предлагаемые им действия.
На закладке «Содержание документа» также можно вызвать контекстное меню, позволяющее формировать списки для печати ценников (подробнее о печати ценников см. «Сервисные функции программы»). В документе «Расходная накладная» пункты контекстного меню отличаются: они предоставляют возможность очистить список для печати ценников, отсортировать список по алфавиту.
Внимание: пользователям настоятельно рекомендуется ознакомиться с функциями контекстных меню каждого типа документов.
1.4. Печатный вид документа и его редактирование
На закладке «Печатный вид документа» отображается документ в таком виде, как он будет выглядеть в стандартном распечатанном варианте. Практически это текст, в который можно при необходимости внести изменения вручную; при этом распечатать документ можно с внесенными изменениями, но сохранить эти изменения нельзя.
По умолчанию в приходной накладной указываются закупочные цены (можно отобразить также учетные, поставив соответствующую отметку). В расходной и внутренней накладнойуказываются розничные цены (можно отобразить также учетные и закупочные цены, поставив соответствующую отметку). В актах переоценки по поставщику указываются закупочные и учетные цены.
Закладка «Печатный вид (бланк)» содержит другую разновидность распечатки данного товарного документа. Здесь можно из выпадающего списка выбрать необходимый тип бланка (например, длярасходной накладной можно распечатать накладную, счет-фактуру, товарный чек и т.п.) Текст также можно отредактировать и распечатать в отредактированном виде; сохранить изменения, внесенные в текст, нельзя.
Контекстное меню, вызываемое на этой закладке, позволяет: редактировать печатный вид документа (при выборе этого пункта документ открывается в окне редактирования, в него можно внести требуемые изменения). Сохранить в файле, например, для переноса на дискету или отправки по электронной почте информации. Обновить, например, после внесения изменений в списке.Редактировать бланк с помощью встроенного языка настройки бланков (см. «Встроенный язык настройки бланков») – однако при внесении изменений следует помнить, что любые изменения, внесенные пользователем в шаблоны, могут повлечь за собой нарушение работы этих шаблонов.
Для печати документа и в одном, и в другом случае необходимо воспользоваться кнопкой «Начать печать документа».
Здесь следует отметить, что как в документах, так и в отчетах при нажатии правой кнопки мыши на кнопке «Печать» загружается окно «Выбор параметров печати». В этом окне можно настроить требуемые параметры – размер и начертание шрифта, ориентацию, выбрать быструю печать на матричном принтере.
1.5. Приходная накладная
Приходная накладная фиксирует поступление от указанного Поставщика товара на выбранный склад.
«Сдал» – необходимо указать, от какого Поставщика поступили товары, выбрав значение из Списка клиентов (см. «Список клиентов»).
«Получил» – необходимо указать, на какой склад выбранной организации поступили товары, выбрав нужный склад в окне «Список учетных счетов».
В поле «Организация» указывается организация, на склад которой поступили указанные в накладной товары (напомним, что программа позволяет вести складской учет в нескольких организациях).
На закладке «Список для заполнения» в приходной накладной имеются кнопки «Новый товар», «Изменить товар», «Копировать товар».
При нажатии кнопки «Новый товар» загружается окно «Характеристики товара», в котором нужно ввести все необходимые характеристики регистрируемого товара (см. «Список товаров»).
При нажатии кнопки «Изменить товар» открывается окно выбранного товара с его характеристиками. Это товар, который уже есть в списке, однако отличается от имеющегося товара – например, ценой, датой реализации или поставщиком.
При нажатии кнопки «Копировать товар» создается новый товар с такими же характеристиками, как у копируемого товара, и открывается на редактирование окно с его характеристиками. Результат аналогичен тому, который получается при нажатии кнопки «Новый товар», только в карточке товара поля являются заполненными – для ускорения ввода характеристик нового товара.
Обратите внимание: Выбор одной из трех перечисленных кнопок имеет очень большое значение! Если Вы случайно нажмете кнопку «Изменить товар» и в «Характеристиках» измените его наименование, то у Вас появятся два товара с одинаковым кодом и разными наименованиями, т.е. программно будут «складываться» разные товары, поскольку программа различает товары по кодам.
На закладке «Список для заполнения» вызывается контекстное меню, с помощью которого можно выполнить ряд действий:
- смена порядка сортировки – при этом товар в списке будет отсортирован не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания номеров товаров;
- сортировка по группам – при этом товар в списке будет выводиться в соответствии с группами: сначала товары, относящиеся к 1-й группе, потом ко 2-й, и т.д.; группы при этом выделяются в списке желтым цветом;
- выбор в штуках или МП – дает возможность указывать расход товара не в единицах, а в минимальных партиях (упаковках);
- добавить товар – см. кнопка «Новый товар»;
- редактировать товар – см. кнопка «Редактировать товар»;
- копировать товар – см. кнопка «Копировать товар»;
- фильтр списка – позволяет включать в список товары, отвечающие указанным в фильтре условиям.
Контекстное меню, вызываемое на закладке «Содержание документа», позволяет добавить выбранную строку либо все строки в печать ценников, очистить список для печати ценников, отсортировать список по алфавиту.
Подробнее о печати ценников Вы можете прочитать в п. «Сервисные функции программы».
1.6. Порядок создания приходной накладной
1. Создать новый документ
2. Задать дату, тип документа, при необходимости изменить номер, указать организацию, поставщика, склад, на который поступают товары. В одном документе можно зафиксировать товары только отодного поставщика и только на один склад.
3. Перейти на закладку «Список товаров для заполнения». Если на склад необходимо оприходовать новый товар, то нужно нажать кнопку «Новый» и в окне «Характеристики товара» задать характеристики нового товара и количество его; автоматически товар добавится в список для заполнения с указанием его количества. Если товар уже зарегистрирован, то необходимо найти нужный товар в списке (для этого нужно начать набирать на клавиатуре название нужного товара (это название отображается в заголовке столбца наименования товаров) – указатель автоматически перемещается на нужный товар) и указать его количество; указатель при этом должен находиться в колонке наименование товаров; также можно просто перемещаться по списку с помощью клавишстрелок (вверх, вниз), PageUp, PageDown, а также осуществляя «прокрутку» при помощи мыши.
4. Указать количество товара (просто ввести цифры с клавиатуры и либо нажать клавишу «Enter», либо стрелку (вверх или вниз)).
5. Проделать пункт 3 и 4 для всех товаров.
6. Если необходимо изменить, например, цену товара (или другую характеристику), то нужно воспользоваться контекстным меню (пункт «Редактировать товар»).
7. Проверить правильность внесенных данных (например, по сумме документа)
8. Произвести запись и проводку документа.
9. При необходимости распечатать документ.
10. При необходимости зарегистрировать оплату товаров по документу.
Порядок создания накладной на возврат товара поставщику такой же, как в случае приходной накладной, однако необходимо на закладке «Реквизиты» поставить отметку «Режим возврат. накладной», а в списке для заполнения указывать отрицательные количества товаров.
1.7. Расходная накладная
Расходная накладная фиксирует выдачу товаров с выбранного склада указанному Покупателю.
«Сдал»- необходимо указать, с какого склада были отпущены товары.
«Получил» – здесь необходимо указать Покупателя. Здесь следует обратить внимание на такой нюанс: Покупателем может являться разовый клиент, вносить которого в список клиентов просто не имеет смысла. В программе предусмотрена возможность, поставив отметку «Разовый клиент», ввести в поле рядом наименование этого клиента. При наличии отметки «Разовый клиент» кнопка«Получил» является неактивной. При отсутствии отметки поле для ввода наименования разового клиента является неактивным.
В поле «Организация» указывается организация, со склада которой были отпущены товары.
Расходная накладная, помимо вышеуказанных данных, содержит скидку в процентах на общую сумму накладной. Дата оплаты или отсрочка оплаты в днях вводится пользователем в соответствующем поле. Отметка «Наличный расчет», ставится в том случае, если покупатель расплачивался за товары по накладной наличными. При наличии такой отметки «Выбор товаров по организации» в «Списке для заполнения» отображаются не все товары, а только товары, полученные (оприходованные) организацией, выбранной в данной расходной накладной – это используется в том случае, если складской учет ведется в разрезе нескольких организаций.
«Оплатить» – подтверждение оплаты. При нажатии этой кнопки появляется окно «Подтверждение оплаты». Поля в нем заполняются по умолчанию, однако данные можно изменить вручную. После заполнения всех необходимых полей необходимо нажать кнопку «Оплатить».
Здесь следует обратить внимание на то, что операция отгрузки (отпуска) товаров и их оплаты – две совершенно разные операции, поскольку, например, товары могут быть отпущены под реализацию (т.е. их оплата производится покупателем некоторое время спустя).
Кроме того, в настройках конфигурации (см. «Конфигурация программы») на закладке «Разное» можно установить отметку «Запись оплаты при продаже». При наличии такой отметки призаписи расходной накладной будет автоматически производиться запись оплаты в кассу (если также поставить отметку «Вопрос на запись оплаты», то при записи расходной накладной программа сначала будет запрашивать, записывать ли оплату в кассу, и записывать оплату только после получения подтверждения). Также на закладке «Разное» можно установить отметку «Запись оплаты при печати расходной накладной» – в этом случае регистрация оплаты происходит при распечатке соответствующей расходной накладной.
Также произвести регистрацию оплаты по накладной можно в Журнале операций с деньгами и Журнале расчетов с клиентами (подробнее см. п. 7 «Операции с деньгами»).
- при нажатии этой кнопки загружается окно «Список товаров». В этом списке будут все товары из справочника независимо от их наличия на учетном счете (складе).
- вызов стандартного калькулятора.
Также следует отметить, что при работе со списком для заполнения можно поставить отметку «Ввод остатков»; при наличии этой отметки по введенному остатку высчитывается, какое количество товара нужно продать, чтобы остаток стал таким, как нужно. Эта функция используется при учете в предприятиях розничной торговли, когда нет возможности регистрировать продажу товаров сразу, по факту. В таком случае периодически, например, при сдаче смены, происходит подсчет реальных остатков. Реальные остатки вносятся в программу, автоматически получается расходная накладная с количеством проданных за этот период товаров.
На закладке «Список для заполнения» пользователь может установить произвольную цену: после колонки «Количество выбрано» находится колонка «Цена», в которой можно указать (просто ввести с клавиатуры) цену товара, по которой он будет отпущен согласно данной накладной.
На закладке «Список для заполнения» вызывается контекстное меню, с помощью которого можно выполнить ряд действий:
- смена порядка сортировки – при этом товар в списке будет отсортирован не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания кодов товаров;
- сортировка по группам – при этом товар в списке будет выводиться в соответствии с группами: сначала товары, относящиеся к 1-й группе, потом ко 2-й, и т.д.; группы при этом выделяются в списке желтым цветом;
- цена по умолчанию – позволяет установить, какая цена по умолчанию будет указываться в накладной: учетная, или одна из дополнительных;
- информация о предыдущих покупках – при выборе этого пункта в списке для заполнения будет отображаться информация о предыдущих покупках товаров;
- даты реализации – при выборе этого пункта добавляются (либо убираются, если ранее они были включены) даты реализации из столбца наименования товаров (для этого в «Настройках конфигурации» на закладке «Учетная политика» должна быть установлена отметка «Разделение товаров по дате реализации»).
- снятие резерва в текущей строке – этот пункт меню появляется только в том случае, если в «Настройках конфигурации» на закладке «Учетная политика» установлена отметка«Резервирование». При выборе этого пункта в столбце «Кол-во выбрано» автоматически проставляется такое количество товара, чтобы при резервировании количество зарезервированного товара стало равным нулю (аналогично «Выбрать все в текущей строке»);
- выбор в штуках или МП – дает возможность указывать расход товара не в единицах, а в минимальных партиях (упаковках);
- скидка/наценка по товарным группам – позволяет установить наценку/скидку в процентах для выбранной группы товаров по отношению к выбранной базовой цене, а также округление полученной цены;
- скидка/наценка в текущей строке – позволяет установить наценку/скидку в процентах для выбранного товара по отношению к выбранной базовой цене, а также округление полученной цены;
- скидка/ наценка выбранных товаров – позволяет установить наценку/скидку в процентах для выбранных товаров по отношению к выбранной базовой цене, а также округление полученной цены;
- выбрать все товары – выбираются (попадают в список на закладке «Содержание документа» все товары в том количестве, в котором они имеются на складе;
- выбрать все в текущей строке – выбирается товар, указанный в текущей строке, в том количестве, в котором он имеется на складе;
- ввести на основании заказа – позволяет сформировать расходную накладную в соответствии со сформированным заказом (необходимо ввести номер заказа, согласно которому будет формироваться документ);
- фильтр списка – позволяет включать в список товары, отвечающие указанным в фильтре условиям.
Из расходной накладной можно сформировать и распечатать счет-фактуру, товарный чек и многое другое.
1.8. Порядок создания расходной накладной
1. Создать новый документ
2. Задать дату, тип документа, при необходимости изменить номер, указать организацию, склад, на которого выдаются товары, покупателя. В одном документе можно зафиксировать выдачу товаров только с одного склада и только одному покупателю, за исключением того случая, если покупатели являлись разовыми клиентами: в таком случае необходимо установить отметку «Разовый клиент», и записать все товары, отпущенные разовым клиентам.
3. Перейти на закладку «Список товаров».
4. При необходимости установить, какая цена будет использоваться в документе (учетная или одна из дополнительных).
5. Найти нужный товар в списке (для этого нужно начать набирать на клавиатуре название нужного товара (это название отображается в заголовке столбца наименования товаров; указатель должен быть в колонке «Наименование товаров») – указатель автоматически перемещается на нужный товар) и указать его количество.
6. Указать количество товара (просто ввести цифры с клавиатуры и либо нажать клавишу «Enter», либо стрелку (вверх или вниз)).
7. При необходимости изменить цену для текущего товара.
8. Повторить п.4-7 для всех товаров.
9. При необходимости изменить цену продажи (с помощью контекстного меню можно установить скидку / наценку на товар в текущей строке, либо выбранных товаров, либо на группу товаров).
10. Произвести запись и проводку документа.
11. Произвести оплату накладной, если таковая поступила.
12. При необходимости распечатать документ.
Порядок создания накладной возврата товаров от покупателя аналогичен алгоритму создания расходной накладной, однако необходимо на закладке «Реквизиты» поставить отметку «Режим возврат. накладной», а в списке для заполнения указывать отрицательные количества товаров.
1.9. Внутренняя накладная и акт переоценки
Внутренняя накладная служит для регистрации движения товаров между складами организации.
«Сдал» – склад, с которого были перемещены товары. При нажатии кнопки открывается список учетных счетов, в котором нужно выбрать нужный склад и нажать кнопку «Выбрать»
«Получил» – склад, на который поступили товары (аналогично)
«Скидка %» – поле заполняется в том случае, если на перемещенные товары начислялась скидка. Значение скидки можно выбрать из выпадающего списка, а можно ввести с клавиатуры.
Внутренняя накладная может быть использована в качестве акта переоценки товаров (изменения учетной цены товаров).
На закладке «Список для заполнения» вызывается контекстное меню, с помощью которого можно выполнить ряд действий:
- смена порядка сортировки – при этом товар в списке будет отсортирован не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания номеров товаров;
- сортировка по группам – при этом товар в списке будет выводиться в соответствии с группами: сначала товары, относящиеся к 1-й группе, потом ко 2-й, и т.д.; группы при этом выделяются в списке желтым цветом;
- цена по умолчанию – позволяет установить, какая цена по умолчанию будет указываться в накладной: учетная, или одна из дополнительных;
- информация о предыдущих продажах – при выборе этого пункта в списке для заполнения будет отображаться информация о предыдущих продажах товаров;
- выбор в штуках или МП – дает возможность указывать расход товара не в единицах, а в минимальных партиях (упаковках);
- скидка/ наценка выбранных товаров – позволяет установить наценку/скидку в процентах для выбранных товаров по отношению к выбранной базовой цене, а также округление полученной цены;
- скидка/наценка в текущей строке – позволяет установить наценку/скидку в процентах для выбранного товара по отношению к выбранной базовой цене, а также округление полученной цены;
- выбрать все товары – выбираются (попадают в список на закладке «Содержание документа» все товары в том количестве, в котором они имеются на складе;
- выбрать все в текущей строке – выбирается товар, указанный в текущей строке, в том количестве, в котором он имеется на складе;
- фильтр списка – позволяет включать в список товары, отвечающие указанным в фильтре условиям;
- ввести на основании заказа – позволяет сформировать накладную перемещения в соответствии со сформированным заказом (необходимо ввести номер заказа, согласно которому будет формироваться документ).
При использовании секций внутренняя накладная может фиксировать перемещение товаров между секциями.
1.10. Порядок создания внутренней накладной
1. Создать новый документ
2. Задать дату, тип документа, при необходимости изменить номер, также можно указать скидку, если при перемещении на другой склад изменяется учетная цена товаров, склад, с которого перемещаются товары, и склад, на который перемещаются товары. В одном документе можно зафиксировать перемещение товаров только с одного склада и только на один склад.
3. Перейти на закладку «Список товаров».
4. Найти нужный товар в списке (для этого нужно начать набирать на клавиатуре название нужного товара (это название отображается в заголовке столбца наименования товаров; указатель должен быть в колонке «Наименование товаров») – указатель автоматически перемещается на нужный товар) и указать его количество.
5. Указать количество товара (просто ввести цифры с клавиатуры и либо нажать клавишу «Enter», либо стрелку (вверх или вниз)).
6. При необходимости изменить цену продажи (с помощью контекстного меню можно установить скидку / наценку на товар в текущей строке, либо выбранных товаров, либо на группу товаров).
7. При необходимости с помощью контекстного меню отредактировать характеристики товара.
8. Повторить п.4-7 для всех товаров.
9. Произвести запись и проводку документа.
10. При необходимости распечатать документ.
1.11. Порядок создания акта переоценки
Аналогично созданию накладной перемещения, однако «сдал» и «получил» – один и тот же склад. Не забудьте указать скидки или наценки – в списке для заполнения при помощи контекстного меню!
1.12. Акт переоценки по поставщику
Акт переоценки позволяет произвести переоценку товаров, поступающих от выбранного Поставщика.
«Сдал» – необходимо указать Поставщика, товар которого подлежит переоценке.
«Получил» – указывается склад, на котором произведена переоценка товаров, поступивших от выбранного Поставщика.
В результате проведения данного документа количество остатков товаров на складе не изменяется, изменяется стоимость их хранения.
На закладке «Список для заполнения» вызывается контекстное меню, с помощью которого можно выполнить ряд действий:
- смена порядка сортировки – при этом товар в списке будет отсортирован не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания номеров товаров;
- сортировка по группам – при этом товар в списке будет выводиться в соответствии с группами: сначала товары, относящиеся к 1-й группе, потом ко 2-й, и т.д.; группы при этом выделяются в списке желтым цветом;
- скидка/наценка выбранных товаров/закупочная цена – позволяет установить процент скидки/ наценки на товар по отношению к базовой цене (базовой ценой может служить закупочная, учетная – установлена по умолчанию, или розничная цена) для установки нового значения закупочной цены товаров; также здесь можно настроить округление полученной цены с учетом наценки до 1 коп., 10 коп. и т.д.;
- скидка/наценка выбранных товаров/учетная цена – аналогично предыдущему пункту; производится вычисление новой учетной цены товара;
- выбрать все товары – выбираются (попадают в список на закладке «Содержание документа» все товары в том количестве, в котором они имеются на складе;
- выбрать все в текущей строке – выбирается товар, указанный в текущей строке, в том количестве, в котором он имеется на складе.
- фильтр списка – позволяет включать в список товары, отвечающие указанным в фильтре условиям.
1.13. Порядок создания акта переоценки по поставщику
1. Задать дату документа, при необходимости изменить номер, указать поставщика, склад, на котором производится переоценка товаров. В одном документе можно зафиксировать переоценку товаров, поступивших только от одного поставщика на одном складе.
2. Перейти на закладку «Список товаров»,
3. Найти нужный товар в списке (для этого нужно начать набирать на клавиатуре название нужного товара (это название отображается в заголовке столбца наименования товаров; указатель должен быть в колонке «Наименование товаров») – указатель автоматически перемещается на нужный товар) и указать его количество.
4. Указать количество товара (просто ввести цифры с клавиатуры и либо нажать клавишу «Enter», либо стрелку (вверх или вниз)).
5. Ввести новую цену (закупочную, учетную).
6. Повторить п.3-5 для всех товаров.
7. Произвести запись и проводку документа.
8. При необходимости распечатать документ.