10. ПОЛУЧЕНИЕ АНАЛИТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ О РАБОТЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1. Отчеты

Для получения отчетов необходимо воспользоваться главным меню программы и выбрать в нем пункт «Отчеты».

Окна формирования отчетов содержат, как минимум, две закладки: «Условия составления отчета» и «Печатный вид». На первой закладке задаются условия, необходимые для формирования отчета(например, временной период, за который нужно сформировать выбранный отчет). После ввода условий необходимо нажать на кнопку «Показать печатный вид». При этом формируется отчет в соответствии с заданными параметрами; он располагается на закладке «Печатный вид».

Для формирования такого же вида отчета, но с другими условиями, необходимо нажать на кнопку «Задать новые условия» – при этом происходит возврат на закладку «Условия составления отчета», где можно задать необходимые условия.

Для формирования некоторых отчетов необходимо ввести дополнительные условия (они вводятся на соответствующей закладке). Эта закладка присутствует только в тех отчетах, условия для формирования которых не помещаются на одной закладке.

Закладка «Печатный вид (бланк)» присутствует в тех отчетах, где пользователь имеет возможность настраивать внешний вид отчета при помощи языка настройки бланков.

Некоторые отчеты формируются также в графическом и табличном видах; такие виды сформированного отчета располагаются на отдельных закладках.

С помощью всплывающего (контекстного) меню табличный отчет можно экспортировать в Excel, а графический отчет – вывести на печать: горизонтально либо вертикально.

При задании временного интервала, за который будет формироваться выбранный отчет, начальная дата входит в отчет, а конечная не входит.

Отчет «Остатки товаров на учетном счете» содержит информацию об остатке товаров на любом учетном счете на текущий момент времени (в том числе можно указывать и количество «свободных» (незарезервированных) товаров), с разбивкой по наименованиям товаров. Позволяет задавать целый ряд условий для формирования (например, в сформированный отчет можно включать закупочные и учетные цены, коды товаров). Этот отчет может включать или не включать позиции с нулевым количеством (а может включать только с нулевым количеством – в таком случае этот отчет отображает товары, которые «закончились» на складе). Этот отчет может служить проверкой на дублирование – одинаковых товаров с разными ценами и одинаковых кодов с разными наименованиями.

Также здесь можно просмотреть и вывести на печать прайс-лист (закладки «Печатный вид (бланк) и «Печатный вид (выбр.)); в соответствующем поле можно выбрать из выпадающего списка вид прайс-листа, который должен быть сформирован.

Программа позволяет формировать прайс-лист в одну либо несколько колонок, а также располагать по 50 наименований товаров (также в одну либо в несколько колонок). Сформированный прайс-лист содержит дату его формирования.

На закладке «Табличный вид» отображен отчет в табличном виде; с помощью контекстного (всплывающего) меню можно произвести экспорт отчета в Excel. Кроме того, контекстное меню содержит пункты «Выбрать /отменить выбор в строке» (выделенная строка помечается как «выбранная»), «Выбрать все строки» (все строки помечаются как выбранные), «Отменить выбор всех строк» (все строки становятся невыбранными), «Обратить выбор всех строк» (все выбранные становятся невыбранными, все невыбранные – выбранными). Все выбранные в результате выполнения этих действий строки помещаются в прайс-лист на закладке «Печатный вид (выбр.). Таким образом можно создавать различные прайс-листы, включая в них те или иные товары.

Отчет «Информация о товарах» содержит информацию об остатках товаров на текущий момент времени, а также о характеристиках этих товаров. Слева расположен список товаров, отсортированный согласно наименованию товаров либо в порядке кодов. В программе предусмотрен быстрый поиск нужного товара по данному списку: при наборе на клавиатуре названия товара указатель перемещается после набора каждой буквы.

Справа отображается подробная информация о товаре, выбранном в левой части (товаре, на котором находится указатель). При перемещении указателя по списку информация автоматически обновляется.

При наличии отметки «Расширенная информация» выдается информация о наличии выбранного товара на учетных счетах.

Кнопка «Печать» позволяет распечатать информацию о выбранном в списке товаре.

Пункт «Отчеты по перемещению товаров» позволяет получить информацию о движении товаров. В группу входит такие отчеты:

«Карточка перемещения товара» – отображает движения выбранного товара за указанный временной промежуток по всем учетным счетам или по выбранному учетному счету, по всем или поуказанному клиенту. Кроме того, этот отчет может отображать товар не только в единицах измерения, но и в упаковках («минимальных партиях»), в разрезе реальных дат или без учета дат его движения. При наличии отметки «Игнорировать переоценки» отчет будет содержать информацию только о реальных движениях товаров; операции переоценки товаров в него не войдут. На закладке«Табличный вид» отображаются данные сформированного отчета, представленные для большего удобства в табличном виде; здесь можно открыть соответствующий (выбранный в таблице) документ – дважды щелкнув левой кнопкой мыши либо с помощью контекстного меню; также с помощью контекстного меню можно экспортировать в Excel сформированный отчет.
Оборотно-сальдовая ведомость – формируется оборотно-сальдовая ведомость за указанный временной период по всем либо по выбранному учетному счету, может отображать суммы по закупочным ценам, суммы по розничным ценам, количество в МП. Программа позволяет формировать такие разновидности, как оборотно-сальдовая ведомость:

- без цен – не отображаются цены товаров;

- с ценами – отображаются цены товаров;

- без цен по секциям и с ценами по секциям – соответственно оборотно-сальдовые ведомости только по указанной секции товаров;

- без цен с дополнительной выборкой – только для выбранной товарной группы или для выбранного наименования товаров.

Оборотная ведомость по возвратам – отображает только возвраты товаров.
Оборотно-сальдовая ведомость по клиенту – отображает информацию в разрезе клиентов, а не учетных счетов, как отчет «Оборотно-сальдовая ведомость».
Оборотная ведомость – показывает приход/расход (по выбору) товаров за указанный временной интервал.
Шахматка «Товар-покупатель» – отображает, какому покупателю в каком количестве был отпущен товар; отчет может быть сформирован по выбранному клиенту, так и по всем клиентам, а также либо по всем учетным счетам, либо по выбранному учетному счету.

Пункт «Отчеты по расчетам с клиентами» позволяет получить отчеты, отображающие информацию о состоянии взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. В группу входят следующие отчеты:

Карточка взаиморасчетов – отображает взаиморасчеты с выбранным клиентом за указанный промежуток времени, при необходимости – с детализацией накладных по товарам. На закладке«Табличный вид» отображаются данные сформированного отчета, представленные для большего удобства в табличном виде; здесь можно открыть соответствующий (выбранный в таблице) документ – дважды щелкнув левой кнопкой мыши либо с помощью контекстного меню; также с помощью контекстного меню можно экспортировать в Excel сформированный отчет.
Долги клиентов – отображает на указанную дату долги выбранной группы (например, покупателей или поставщиков) клиентов. Можно отсортировать список клиентов по наименованию или по сумме долга (что позволяет сразу отметить наиболее «злостных» должников). Из закладки «Печатный вид» можно открыть отчет «Карточка взаиморасчетов» и экспортировать список клиентов-должников в Excel.
Ведомость взаиморасчетов – отображает за указанный временной период взаиморасчеты с указанной группой клиентов.
Оборотно-сальдовая ведомость (суммы) – отображает оборотно-сальдовую ведомость в суммах. Может быть сформирована в разрезе выбранных учетных счетов либо в разрезе выбранных групп клиентов.

Пункт «Отчеты по расчетам с покупателями» позволяет сформировать отчеты, отображающие взаимодействие организации с покупателями товаров:

Список расходных накладных с долгами – отображает список неоплаченных (или частично оплаченных) расходных накладных за указанный временной период.
Список расходных накладных по дате оплаты – содержит список расходных накладных (по всем клиентам либо по выбранному клиенту), с указанием долга и даты оплаты. Позволяет указывать суммы закупочных, учетных и розничных цен, наценки, НДС и пр. (выборка производится по дате оплаты документа).
Отчет по расчетам с покупателями – содержит суммы документов (в разрезе покупателей) за указанный временной период, а также суммы оплат по этим документам, и суммы возвратов товаров от покупателей.
Отчет по расчетам с реализаторами и Отчет по реализаторам – содержат информацию о взаиморасчетах и взаимодействии с реализаторами (реализаторы – покупатели, которые берут товар на реализацию, т.е. не оплачивают товар сразу при его получении).

Пункт «Отчеты по расчетам с поставщиками» позволяет сформировать отчеты, отображающие взаимодействие организации с поставщиками товаров:

Список приходных накладных с долгами – содержит список неоплаченных приходных накладных за указанный временной период.
Отчет по расчетам с поставщиками ценами и Отчет по расчетам с поставщиками без цен – содержат в разрезе дат введенного временного периода список расчетов с выбранным поставщиком – с указанием цен поступившего товара и без указания цен соответственно.
Заказ товаров для поставщика – содержит в разрезе поставщиков или учетных счетов информацию о заказах товаров. Этот отчет – попытка вычислить, сколько товаров нужно закупить, исходя изпрошлых продаж. Товары в списке могут быть отсортированы либо по наименованию, либо по размеру валовой прибыли. Содержит закладки «Табличный вид» (на которой можно произвести экспорт списка в Excel и проследить историю покупок (с помощью контекстного меню), причем история покупок отображается не только для выбранного поставщика товаров, но для всех поставщиков, у которых выбранный товар закупался) и «Печатный вид 2», информация о которой отличается от информации на закладке «Печатный вид» тем, что не содержит «пустых» строк (здесь можно распечатать заказ для отправки Поставщику, например, по факсу или электронной почте; рекомендуется для отправки Поставщику формировать заказ без указания остатков и цен – для этого необходимо, чтобы отсутствовала отметка «Цены и остатки»).
Отчет о повышении цен поставщиком – содержит информацию о товарах, на которые за указанный временной период поставщиком была изменена цена.
Статистика товарных позиций – содержит статистику товарных позиций за выбранный месяц (код, поставщик, цена, кол-во и сумма товаров).

Пункт «Отчеты по учетным счетам» позволяет получить группу отчетов, отображающих информацию о состоянии учетных счетов (товары и денежные средства на учетных счетах предприятия, движения товаров и денежных средств, и пр.) В группу входят следующие отчеты:

Остатки товаров и денег на учетных счетах – отображает остатки товаров (в денежном выражении) и денег по учетным счетам (можно только для выбранного поставщика или только для выбранной группы товаров); может содержать информацию в закупочных, учетных ценах, ожидаемые наценки.
Карточка расчетов по учетному счету, Карточка расчетов по кассе (учетному счету) – отображает движение денег и товаров в денежном выражении по указанному расчетному счету за указанный временной период. Содержит данные о поступлениях (приход или перемещение на указанный расчетный счет) и расходах (расход или перемещение с указанного расчетного счета) товаров в денежном выражении (или денег) в разрезе накладных с указанием остатка в денежном выражении на данном учетном счете после выполнения соответствующей операции.
Карточка расчетов по учетному счету с выбором цены – то же самое, только можно выбрать, отображать информацию в учетных ценах либо в закупочных ценах.
Информация о распределении товаров (1) и Информация о распределении товаров (2) – отображает информацию о товарах (код, закупочная и учетная цена, минимальная партия, количество и пр.).
Информация о начальных остатках товаров – отображает информацию о товарах, имеющих начальные остатки на складах на момент начала работы с программой (т.е. до регистрации первого товарного документа.
Отчет по распределению товаров – отображает распределение стоимостей товаров по складам.

Пункт «Отчеты по первичным документам» позволяет сформировать такие отчеты:

Список приходных накладных – содержит список приходных накладных за указанный временной период с указанием поставщика и учетного счета, на который были оприходованы поступившие товары (можно сформировать только для выбранной организации, только по выбранному учетному счету либо только по выбранному поставщику).
Список расходных накладных – аналогично списку приходных накладных.
Список внутренних накладных (2 учетных счета) и список внутренних накладных (1 учетный счет) – содержат списки внутренних накладных (регистрирующих операции перемещения товаров между складами, актов переоценки).
Список актов переоценки по поставщику – содержит список документов «Акт переоценки товаров по поставщикам» за указанный временной интервал.
Список счетов на оплату – содержит список счетов на оплату, также может быть сформирован как по всем учетным счетам и по всем клиентам, так и по выбранным.

1.2. АНАЛИТИКА

Кроме того, аналитическую информацию можно получить, воспользовавшись пунктом «Аналитика» главного меню программы.

Для создания отчетов необходимо задать параметры их формирования. Это временной период (обычно задается начальная и конечная дата временного периода, за который необходимо получить информацию).

Окно может содержать 2 и более закладок. На первой закладке задаются условия для формирования отчета. Затем необходимо нажать на кнопку «Показать печатный вид». При этом формируется отчет в соответствии с заданными параметрами; он располагается на закладке «Печатный вид».

Кнопка «Сохранить» () служит для сохранения отчета в текстовом формате.

Кнопка «Редактировать» () включает режим редактирования текстов, в котором можно внести в сформированный отчет необходимые изменения. Кроме того, с помощью меню этого окна сформированный отчет можно сохранить в виде файла, сохранить с другим наименованием, открыть ранее сохраненный файл, задать параметры печати и пр.

Для формирования некоторых отчетов необходимо задать дополнительные условия – эти условия задаются на соответствующей закладке.

С помощью всплывающего меню табличный отчет можно экспортировать в Excel, а графический отчет – вывести на печать: горизонтально либо вертикально.

Каждый сформированный отчет можно распечатать; для этого служит кнопка «Начать печать документа».

Окна формирования отчетов «Структура остатков и продаж» (по поставщикам и по товарным группам) выглядят иначе. Эти отчеты формируются автоматически по факту на текущую дату в табличном и графическом виде. Эти параметры можно изменять; при этом программа выдает запрос на перерасчет отчета с новыми данными.

По нажатию кнопки загружается список учетных счетов, в котором можно выбрать учетный счет, по которому нужно сформировать отчет.

По нажатию кнопки «Печать» () производится печать отчета.

Пункт «Отчеты по оборотам» – можно сформировать Отчет о прибылях и убытках и Торговый отчет за указанный временной период. Отчет о прибылях и убытках содержит информацию о доходе, стоимости проданных товаров, чистой прибыли, % рентабельности проданных товаров; Торговый отчет содержит информацию об отпуске товаров со складка (учетная стоимость, стоимость отпущенных товаров, валовая прибыль, а также поступление денег в кассу, расход денег из кассы, валовые расходы и пр.

Данный отчет является полностью настраиваемым при помощи языка настройки бланков. В отчете обеспечен доступ к оборотам по всем клиентам и учетным счетам за указываемый период времени. Это позволяет получать отчеты произвольной формы типа отчета по прибылям и убыткам за определенный период времени.

Пункт «Отчеты по остаткам» позволяет сформировать такие виды отчетов, как балансовую ведомость, балансовый отчет №1 и балансовый отчет №2 (отображают запасы товаров на складе по ценам поставщиков, долги покупателей, авансы поставщикам, остатки денег в кассе и на расчетном счете, итоговые суммы активов и обязательств).

Данный отчет является полностью настраиваемым при помощи языка настройки бланков. В отчете обеспечен доступ к остаткам на всех учетных счетах и долгам (авансам) всех клиентов на указываемую дату. Это позволяет получать отчеты произвольной формы типа баланса на заданную дату.

Пункт «Динамика продаж» позволяет получить отчеты об изменении показателей продаж за выбранный промежуток времени (по общей сумме, по покупателям, по продажам – в разрезе клиентов и учетных счетов). Может быть сформирован только по выбранной группе товаров, по всем группам товаров, по всем группам, кроме выбранной, в разрезе товаров, в разрезе поставщика или только по выбранному типу документов. Отметка «Интервал» определяет, с каким временным интервалом выводить информацию (например, при установленном временном интервале в 1 месяц отчет будет содержать данные в целом, например, за январь, февраль, март; при установленном интервале в 1 декаду отчет будет содержать данные за 1, затем 2, затем 3 декаду каждого месяца, входящего в указанный временной период).

Отчет содержит данные об изменении дохода с продаж, валовой прибыли и валовой рентабельности продаж (в %). Также содержит график, отображающий изменение дохода с продаж и валовой прибыли.

Пункт «Структура продаж» содержит информацию о продажах с разбивкой по товарам, либо по покупателям, либо по товарным группам, либо по поставщикам. Содержит целый ряд дополнительных настроек, позволяющих отображать на графике большой объем информации (например, валовую выручку, наценку, количество и т.д.). График отображает процентную долю (в денежном выражении) каждого товара (покупателя, поставщика) в общих продажах.

Пункт «Динамика покупок» – аналогично отчетам по динамике продаж.

Пункт «Структура покупок по товарам» – аналогично отчетам по структуре продаж.

Пункт «Структура перемещений по товарам» – содержит информацию о перемещении товаров между складами организации (наименование, количество, сумма, наценка и др. параметры – в зависимости от введенных параметров формирования отчета).

Пункт «Структура остатков и продаж» – может быть сформирован по поставщикам или по товарным группам; содержит остатки товаров в денежном выражении по закупочным, учетным суммам, сколько продано товаров (по закупочным и по учетным суммам) и т.д. Графическая часть отображает процентную долю товаров (соответственно – каждого поставщика или каждой товарной группы).

Пункт «Анализ продаж и остатков» – содержит информацию об остатках товаров на начало и конец указанного временного периода, а также о продажах товаров за указанный временной период (в денежном выражении).

Пункт «Отчет о продажах и остатках для РТ» (для розничной торговли) – аналогично предыдущему отчету.

Пункт «Рентабельность товаров» – позволяет сформировать «Расчет показателей рентабельности» и «Анализ показателей рентабельности». Отображается средний остаток, валовая прибыль, процент наценки и пр.

Пункт «Динамика движения товаров» – отображает остаток на начало веденного периода, приход и продажу за период и % продаж для каждого товара; может быть сформирован в разрезе учетных счетов.

Пункт «Статистика продаж» – отображает среднее количество расходных накладных за указанный временной период (учитываются только те даты, в которые оформлялись приходные накладные) – в разрезе часовых временных интервалов, а также среднее количество накладных на сумму от о до 200 руб., от 200 до 500 руб., от 500 до 1000 руб., от 1000 до 2000 руб. и свыше 2000 руб.

Пункт «Статистика покупок» – аналогично отчету «Статистика продаж», но учитываются приходные накладные.