Программа предоставляет пользователю ряд сервисных функций. Их можно вызвать, воспользовавшись пунктом «Сервис» главного меню программы.
Переключение базы данных – при выборе этого пункта включается резервная база данных (и наоборот – если была включена резервная база, то включается основная). При включеннойрезервной базе данных отключены пункты «Документы» и «Редактирование» главного меню программы, соответственно, пользователь не имеет доступа к созданию и редактированию документов, регистрации оплат, добавлению новых товаров.
Редактор текстов – вызывается окно редактора текстов (пустое). В принципе может быть использован и просто для создания текстовых файлов.
Главное меню окна содержит 2 пункта: «Файл» (с помощью этого пункта можно создать, открыть, сохранить и распечатать файл, а также настроить параметры печати; при выборе пункта«Открыть» программа предлагает открыть один из бланков, хранящийся в директории «BLANK») и «Редактирование» (с помощью этого пункта можно перевести текст в кодировку Windows либо в кодировку DOS).
Редактор текстов позволяет создавать произвольные бланки для печати первичных документов и некоторых отчетов. Для описания последовательности действий, которые должны автоматически выполняться при формировании печатного вида первичного документа, предусмотрен встроенный язык (см. п.12. «Встроенный язык»).
Печать ценников – позволяет выбрать для печати один из 27 типов ценников (при работе с товарными накладными в контекстном меню есть функции «Добавить строку (все строки) в печать ценников»; подробнее о добавлении строк в список для печати ценников см. п.6 . «Товарные операции: создание, заполнение и печать документов»).
После выбора типа ценников для печати открывается окно «Печать ценников», разделенное на 2 части. Справа располагается список товаров, добавленных указанным выше способом (при работе с товарными накладными). С помощью расположенных в нижней части кнопок можно распечатать один из списка (активный), либо выбранные, либо все.
Выбрать строку для печати можно так: нужно ее сделать активной, а затем либо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, либо воспользоваться контекстным меню. Выбранная строка имеет пометку в столбце «№». Убрать отметку можно точно так же, как и ее поставить.
Справа отображается печатный вид выбранных ценников.
Прайс-листы – по умолчанию открывается на закладке «Табличный вид». Здесь можно отобрать товары, которые будут включены в прайс-листы.
По нажатию кнопки выбранный в списке товар помещается в прайс-лист.
По нажатию кнопки выбранный в прайс-листе товар удаляется из прайс-листа.
С помощью кнопок и происходит сортировка товаров в прайс-листе.
На закладке «Печатный вид» отображается печатный вид сформированного прайс-листа.
На закладке «Список» отображается список сформированных прайс-листов. Если прайс-листов сформировано несколько, то на закладках «Табличный вид» и «Печатный вид» отображается информация из выбранного на закладке «Список» прайс-листа. Контекстное меню, вызываемое на закладке «Список», дублирует панель инструментов и позволяет создать, изменить, копировать или удалить прайс-лист.
На закладке «Табличный вид» вызывается два контекстных меню: первое – в общем списке товаров (с его помощью можно изменить порядок сортировки, добавить строку в прайс-лист (аналогично кнопке панели инструментов), а также установить, какая цена по умолчанию будет указываться в прайс-листе (учетная, закупочная, либо одна из дополнительных), второе – в списке товаров, включенных в прайс-лист (здесь можно отсортировать перечень товаров (по наименованию либо по группе и наименованию), обновить цены и количество, установить скидку/наценку в текущей колонке (при установке скидки/наценки открывается окно, в котором можно указать процент скидки либо наценки (скидка указывается со знаком «-»), указав, % по отношению к чему используется – может быть выбрана в качестве базовой как основная цена, так и любая из дополнительных цен, а также можно установить округление рассчитываемой цены), или удалить строку из прайс-листа (аналогично кнопке панели инструментов).
На закладке «Печатный вид» контекстное меню позволяет редактировать печатный вид, редактировать сам бланк и сохранить в виде текстового файла.
В отличие от прайс-листов, формируемых в отчете «Остатки товаров на учетном счете»(см. п.п. 10.1. «Отчеты»), здесь можно создавать произвольное количество прайс-листов, включающих до 7 дополнительных колонок цен, каждая из колонок может быть подсчитана автоматически в зависимости от указанных условий расчета; кроме того, список товаров в прайс-листе можно сортировать по наименованию или по группе и наименованию, а также просто перемещая по усмотрению выбранные товары (см. выше).
Печатный вид полностью настраивается (с помощью пункта «Бланки для…» пункта «Настройки» главного меню программы или с помощью контекстного меню, вызываемого на закладке«Печатный вид»).
Информация о базе данных – выводится после нажатия на кнопку «Показать печатный вид». Содержит общую информацию о базе данных, такую, как общее и полезное количество накладных (в разрезе типов накладных), среднее количество строк, % заполнения, аналогично – о текущих остатках и об операциях с деньгами, а также информацию об осуществлении доступа к базе данных (доступ с паролем или без, использовалось ли разделение прав доступа пользователей) и работе в сети, основные настройки учетной политики, какие виды контроля проводились, использовалось ли резервировании и блокирование резерва.
Копирование и восстановление базы данных – можно выполнить резервное копирование и восстановить данные из копии, например, в том случае, когда БД получила фатальные повреждения (в результате сбоев оборудования, или, например, при случайном удалении БД или ее части пользователем).
При выборе пункта «Выполнение резервного копирования» загружается окно «Резервное копирование базы данных», в котором можно указать папку, в которую нужно сохранить резервную копию базы данных (при нажатии кнопки «Обзор» можно выбрать папку для сохранения, если пользователя не устраивает сохранение базы в папку, установленную по умолчанию). Здесь можно установить параметры копирования (копировать данные, копировать настройки программы, копировать бланки для документов и типовые операции); затем нужно нажать на кнопку «Выполнить».
При выборе пункта «Восстановить данные из копии» также необходимо указать местоположение файла копии, указать параметры восстановления и нажать кнопку «Выполнить».
Оптимизация базы данных – позволяет выполнить оптимизацию базы данных, указав параметры оптимизации (удаление пустых позиций в текущих остатках – полное удаление, удаление кроме последней позиции, удаление кроме позиции с максимальной ценой, а также оптимизацию первичных документов и оптимизацию журнала операций с деньгами). Удаление пустых позиций в текущих остатках рекомендуется выполнять регулярно; при этом увеличивается скорость работы программы.
Для выполнения оптимизации необходимо задать параметры и нажать кнопку «Выполнить оптимизацию». После выполнения оптимизации в нижней части окна содержится информация о результатах выполнения оптимизации. При работе с БД удаленные позиции на самом деле из базы данных не удаляются, а только помечаются как удаленные, что приводит к физическому увеличению объема базы данных. При проведении оптимизации происходит физическое удаление (затирка) строк, помеченных как удаленные. В контексте данной программы пользователь может произвести полное удаление, удаление кроме последней позиции, удаление кроме позиции с максимальной ценой, а также оптимизацию первичных документов и журнала операций с деньгами (также производится физическое удаление «удаленных» записей).
Оптимизацию базы данных может выполнить только пользователь с соответствующими правами доступа (см. п.п. 5.8. «Список пользователей»).
Проверка и восстановление базы данных – позволяет выполнить проверки повторяющихся кодов товаров в текущих остатках, диапазона количества и цен в первичных документах, повторяющихся номеров первичных документов, кодов клиентов.
В нижней части окна выводится информация о выполненной проверке.
В случае обнаружение ошибок программа производит замену некорректных значений корректными.
Проверку и восстановление базы данных может выполнить только пользователь с соответствующими правами доступа (см. п.п. 5.8. «Список пользователей»).
Проверка и восстановление текущих остатков – при нажатии на кнопку «Начать проверку и восстановление текущих остатков» формируется протокол результатов проверки совпадения текущих и оборотных остатков. Проверку и восстановление текущих остатков необходимо произвести в том случае, если есть подозрение, что произошла рассинхронизация БД (например, когда сбой происходит в момент проведения документа); при рассинхронизации БД «Карточка перемещений товара» отображает одно значение остатка товара, а в списке для заполнения (при заполнении товарных документов) или в отчете «Остатки товаров на учетном счете» может быть совсем другое значение. После восстановления значение остатка товара в списке для заполнения будет таким же, как и в «Карточке перемещения товара».
Проверку и восстановление текущих остатков может выполнить только пользователь с соответствующими правами доступа (см. п.п. 5.8. «Список пользователей»).
Удаление документов и операций с деньгами – позволяет выполнить полное удаление первичных документов либо частичное (до указанной даты) удаление первичных документов, а также частичное (тоже до указанной даты) удаление операций с деньгами.
Программа не позволяет удалять документы другим образом, что приводит к разрастанию базы данных и, соответственно, замедлению работы программы. С помощью выполнения этой операции можно удалить из базы старые документы; при попытке удаления программа запрашивает пароль (таким образом, удаление документов может выполнить только пользователь с соответствующими правами). Удаление документов рекомендуется выполнять периодически (поскольку большой объем документов приводит к замедлению работы программы, то, соответственно, с удаление ненужных документов программа начнет работать быстрее; периодичность удаления старых документов устанавливает сам пользователь в зависимости от количества документов, мощности компьютера и т.д.)
Журнал работы пользователей – сервисная функция, использующаяся при сетевой работе с программой. Для получения информации о работе пользователя с программой необходимо указать временной период и выбрать пользователя из выпадающего списка. Список отображает информацию о документах, с которыми работал выбранный пользователь.
Журнал работы с программой – отображается информация за указанный временной период о том, в какие даты и в какой время какой пользователь работал с какими окнами программы.